A esta altura no es necesario aclarar quién es Marie Kondo, ¿verdad? La gurú del orden logró crear un imperio con sus principios minimalistas para ordenar espacios y cambió la cabeza de millones de personas en el mundo.
La buena noticia es que los conceptos de esta autora japonesa también pueden aplicarse a otros ámbitos, como las comunicaciones internas. Así es: hoy más que nunca en las empresas, el tiempo es dinero (y mucho), por lo que sumarse a la tendencia del less is more puede ser ventajoso.
¿Cómo hacerlo?
Apunta estos principios minimalistas para la comunicación interna de tu empresa o negocio:
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Recortar (y priorizar) los emails y las reuniones
¿Cuánto tiempo pierdes en el día contestando emails? ¿Cuánto le dedicas a leer correos en los que solo estás en el loop, pero no son relevantes para tu trabajo? ¿Y qué cantidad horas a la semana te toman las reuniones presenciales o en línea?
Ahora recuerda que el tiempo es dinero así que, ¿cuánto estás perdiendo?
Para revertirlo puedes aplicar las metodologías que Paul Pugh usó en Airline, su compañía de diseño y estrategia de productos. El diseñador notó que su productividad se veía gravemente comprometida por el tiempo que le tomaban los emails y reuniones, por lo que decidió eliminar ambos de la empresa.
En su lugar, usan Slack para las comunicaciones generales e intercambios específicos de proyectos. No obstante, los mensajes 1:1 no están permitidos a menos que se traten de asuntos personales.
Prohibió los correos electrónicos y los reemplazaron por Google Docs. De esta manera, si alguien desea compartir, solicitar información o iniciar un proceso de discusión o toma de decisiones, los colocan en un documento compartido para que los colegas puedan comentar y todos sepan cuándo y quién ha leído el texto.
También implementaron las oficinas abiertas para favorecer a la comunicación del equipo. «De vez en cuando, tenemos una reunión para discutir recursos o un nuevo proyecto. Pero, probablemente, tenga menos de una hora de reuniones internas por semana», aclaró en Inc.
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Tomar la menor cantidad posible de decisiones
En un mundo en el que la toma de decisiones está muy bien vista, pareciera que estuviéramos dando la receta del fracaso, pero no sería así.
Según explicó en Inc, Tim Leberecht, autor, conferencista y consultor: «’No te muevas rápido y no rompas cosas’, podría ser el lema más responsable de nuestros tiempos, y es esta calidad de liderazgo de estilo zen lo que puede darles a las empresas una ventaja competitiva sostenible. Una vez que practicas ‘el arte de la quietud’, comienzas a notar qué cosas a tu alrededor realmente importan y hacia dónde se dirigen. Esto, a su vez, te permitirá tomar mejores decisiones».
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Identificar lo esencial
Así como Marie Kondo nos invita a deshacernos de «todos los objetos que no nos den alegría», en las comunicaciones internas sería algo como, «dejar de lado todo lo que no marque una verdadera diferencia».
Definir y redefinir lo verdaderamente esencial para tus empleados y tus objetivos, y luego cumplirlo hasta el último comunicado.
Como ves, la clave del éxito de las comunicaciones internas radica en tres principios: simpleza + orden + tiempo. Cuanto más simples y ordenados sean los procesos, menos tiempo llevarán y, entonces, menos dinero se perderá.
«La capacidad de simplificar significa eliminar lo innecesario para que lo necesario pueda pronunciarse», dijo el artista Hans Hofmann. ¿Qué tal si empezamos a aplicarlo a las comunicaciones empresariales?
